Ah ce bon vieil organigramme !... quand il existe...
Je vais essayer dans cet article de vous en prouver l'utilité.
Un organigramme : pourquoi ?
D'abord parce que c'est souvent une des premières images que je perçois de l'organisation de la collectivité,
Ensuite parce qu'il permet d'afficher et d'assumer une stratégie managériale,
Enfin, parce qu'il amène clarté et reconnaissance.
Une bonne première image
La première image du fonctionnement de la collectivté est importante notamment aux yeux de futurs candidats qui comme moi, iront sur le site officiel de leur futur employeur potentiel. L'organigramme permet déjà d'obtenir quelques indices concernant la gestion de l'organisation. Certains diront qu'un organigramme ne reflète pas forcément la réalité. Certes j'en suis conscient. Mais il peut tout de même me donner envie de faire un premier pas vers mon futur employeur. Quant à ce dernier, il peut déjà avoir une occasion de se démarquer des autres, ce qui, en cette période de pénurie de candidatures, n'est pas à négliger.
L'effet est également vrai pour les citoyens. Un organigramme clair, visuel, permet de donner l'image d'une administration bien "huilée" et transparente avec des noms et des prénoms qui la rendent accessible et humaine.
L'affichage d'une stratégie managériale
Pour aller plus loin, un organigramme peut refléter la stratégie managériale de la structure.
Question : l'organigramme ci-dessus reflète-t-il la transversalité recherchée aujourd'hui dans nos organisations ?
Pour moi, c'est clairement non. Cet organigramme témoigne d'un système bureaucratique plus communément dit "en silot" qui défini des lignes verticales. Ce schéma a le mérite d'afficher l'ensemble des services et de la ligne hiérarchique. Mais si je fais partie de la gestion du personnel, je me sens assez éloigné du service juridique alors que j'aurai a priori besoin de travailler avec lui ! Et si je me situe dans l'usine 3, je me sens clairement écrasé par le poids de la structure.
Alors oui dans les faits, il peut y avoir de la transversalité même si elle n'est pas clairement décrite. Mais pourquoi ne l'affichons-nous pas ?
Un autre point : la place du manager... en haut !... Le tout puissant, celui qui sait tout, celui qui domine. Cette position renvoie à la question du rôle du manager aujourd'hui, et sur les questions de responsabilité et d'autonomie. Je ne rentrerai pas dans ce débat dans cet article car ce n'est pas le propos principal mais la transversalité passe pour moi par une requalification du lien entre le leader et son équipe, par un requestionnement de la notion de leadership et donc par une nouvelle posture et un nouveau positionnement, notamment dans l'organigramme.
Le fait est que nous affichons presque tous ce type d'organigramme vertical dans le public comme dans le privé.
Je pense qu'il est temps de passer à autre chose et d'afficher clairement une stratégie en lien avec notre temps.
J'ai trouvé cet organigramme issu de la ville de Raimes (département du Nord). Le terme "systémique" m'a forcément sauté aux yeux. Sur cet organigramme, je peux tout de suite voir que mon service fait partie d'un système, d'un tout, que mon action influe sur l'ensemble de l'organisation et que je suis potentiellement influencé par d'autres. La transversalité est ici clairement affichée.
D'autre part, l'exécutif et la direction générale sont positionnés au centre de l'organisation. J'en déduis que le manager a ici un rôle de coordination.
On voit bien au travers de ces deux illustrations que l'intention est totalement différente.
Pour l'anecdote, j'ai créé un organigramme systémique. Je l'ai présenté à l'ensemble du personnel et je me suis amusé des réactions (étonnement, rires...), ce qui indique bien que l'on touche là à des habitudes, à un symbole, que l'on casse les codes. Du coup, nous pouvons utiliser l'effet que déclenche le changement radical de la forme d'un organigramme pour marquer les esprits lorsque vient l'occasion d'affirmer ou de réaffirmer notre stratégie. Bien sûr, il faut l'expliquer, ce qui permet également d'échanger en collectif.
L'organigramme peut également faire apparaitre les élus pour formaliser les liens entre l'entité politique et l'entité administrative, identifier les binômes de travail agents/élus et afficher ainsi le lien de complémentarité qui les unit.
Un outil de valorisation
La clarté est tout aussi importante pour un nouveau collaborateur. Savoir où il se situe dans l'organisation, quels sont ses référents, quels liens va-t-il avoir avec quelles entités ? Cela fait partie du "pack" d'accueil que l'on doit réserver aux nouveaux arrivants, au même titre qu'une fiche de poste compréhensible.
Enfin, avoir sa place sur un organigramme est signe de reconnaissance, est signe que l'on fait partie de l'organisation, que l'on a un rôle a y jouer, quelle que soit sa position. Je remarque que beaucoup d'organigrammes ne font apparaitre que la gouvernance, le nom des pôles et/ou des services ainsi que leurs responsables. Cela veut dire qu'en tant qu'agent, je n'existe pas ! Je trouve cela assez violent. Même dans une organisation de 2000 agents, il est possible de dresser des organigrammes et d'y positionner nominativement tout un chacun.
J'espère vous avoir convaincu que passer un peu de temps sur l'organigramme n'est pas du temps perdu.
En dehors de l'image qu'il reflètera de la collectivité, travailler sur l'organigramme sera l'occasion d'organiser un moment fédérateur pour réafirmer la place de chacun au sein de la collectivité, sa raison d'être ici et maintenant. Ce sera également l'occasion d'affirmer ou de réaffirmer sa stratégie managériale notamment en terme de transversalité et de communication.
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